Version vom 2. Juni 2024
Diese Seite basiert auf einer ähnlichen von Stefan Müller, hat sich aber stark weiterentwickelt.

Allgemeine Richtlinien

Ich behalte mir vor, Emails nicht zu beantworten, die die folgenden Kriterien – insbesondere alle rot markierten und insbesondere Punkt 1 – nicht erfüllen:

1. Geben Sie in der Email jedes Mal alle relevanten Informationen an. Zum Beispiel: Lehrveranstaltungsnummer, Modulnummer, Matrikelnummer, Ihr Fachsemester, ggf. das Prüfungsdatum (z.B. vom Erstversuch). Ihre Email-Signatur für studienrelevante Emails sollte übrigens Ihre Matrikelnummer, die Bezeichnung Ihres Studiengangs usw. enthalten.
2. Fassen Sie sich bitte kurz! Geben Sie alle wichtigen Informationen, aber nicht Ihre Lebensgeschichte. Bitte senden Sie mir keine Atteste. Wenn Sie krank sind, glaube ich Ihnen das auch ohne Attest.
3. Geben Sie immer eine möglichst informative Be­treff-​Zei­le an.
4. Geben Sie in der Be­treff-​Zei­le an, um wel­che Ver­an­stal­tung es geht bzw. nennen Sie ein Stichwort wie BA-Arbeit o.ä.
5. Kon­fi­gu­rie­ren Sie Ihr Mail-​Pro­gramm so, dass es Ihren vol­len Namen (Vor­na­me und Nach­name) zu­sätz­lich zur Mail­adres­se ver­schickt. Ihre Mail-​Pro­gramm soll­te Vorname Nachname an­zei­gen.
6. Be­nut­zen Sie Ihren Uni-​Ac­count zum Verschicken von Mail­s. Die Wahr­schein­lich­keit, dass es dabei zu Zu­stel­lungs­feh­lern oder Spam-​Fil­ter­pro­ble­men kommt, ist (an den meisten Universitäten) ge­ring.
7. Geben Sie Ihrer Email einen informativen Betreff (vulgo Subject). Spam-​Fil­ter be­stra­fen Mails ohne Ab­sen­der­na­men und ohne Subject.
8. Überlegen Sie bitte, ob Sie wirklich Emails von privaten Adressen verschicken möchten, die auf Spitznamen oder Privatwitzen basieren. Auf jeden Fall ist bei so einer Email-Adresse die zusätzliche Übermittlung des Klarnamens noch viel wichtiger.
9. Wenn Sie einen Nebenjob haben, versenden Sie bitte nicht von dem zugehörigen Email-Account und benutzen Sie nicht die Signatur Ihres Arbeitgebers. Damit erhöhen Sie nur die Wahrscheinlichkeit, dass ein menschlicher oder automatischer Filter die Emails falsch einordnet. Außerdem geht es Dozenten nichts an (und es interessiert auch eigentlich niemanden), was für einen Job Sie haben, egal wie toll Sie diesen selber finden. Es ist unprofessionell, die Sphären Ihres Lebens so zu vermischen.
10. Man­che Fra­gen müs­sen Sie nicht stel­len. Prüfen Sie immer, ob die betreffende In­for­ma­ti­on bereits auf mei­ner Websei­te, im Blackboard/Moodle usw. steht. Ich bin außerdem nicht das Prüfungsamt.
11. Bei einem längeren Mailwechsel verwenden Sie im Mailprogramm Reply bzw. Antworten und lassen Sie den gesamten vorherigen Emailwechsel als Zitat angehängt. Natürlich habe ich Ihre alten Emails noch, aber diese herauszusuchen dauert unnötig lang und kann die Antwortzeit erheblich verzögern.

Ich danke Ihnen für die Einhaltung und revanchiere mich im Normalfall mit einer sehr schnellen Antwortzeit. Wenn es wirklich mal länger dauert, liegt es meistens daran, dass ich selber erst etwas recherchieren muss, oder dass Sie inhaltliche Fragen gestellt haben und ich die Zeit für eine längere Antwort finden muss.

Anredeformen

Meine persönliche Anrede

Das wichtigste Vorweg: Bitte sprechen Sie mich möglichst nicht mit Professor an. Ich habe zwar das entsprechende Amt, aber ich empfinde diese Anrede eher als störend. Auch, dass ich einen Doktortitel habe, muss ich nicht unbedingt dauernd hören. Alles zwischen “Sehr geehrter Herr Schäfer, … Mit freundlichen Grüßen …” und “Lieber Herr Schäfer, … Herzliche Grüße …” finde ich normal. Unten finden Sie einige Regeln für den Fall, dass Dozenten sich nicht eindeutig positionieren. Falls Sie hingegen irgendjemanden (mich eingeschlossen) mit seinem Titel anreden, dann bitte korrekt!

Grundlagen und Details

1. Recherchieren Sie den genauen Titel der angeschriebenen Person! Das falsche Anerkennen und Aberkennen von Titeln in der Anrede ist problematisch. Konkrete Details folgen weiter unten unter Konkrete Anredeformen.
2. BA, MA, M.A. und Dr. sind akademische Grade und können nur wieder entzogen werden, wenn die Universität, die den Grad verliehen hat, ihn wieder entzieht. Das geschieht allerdings nur, wenn nachgewiesen wird, dass der Titel unrechtmäßig erworben wurde (z.B. in Plagiatsfällen). Aus Sicht der Anrede handelt es sich um Namenszusätze.
3. Professor und Professorin sind Dienstbezeichnungen, keine akademischen Titel. Sie sind General, Oberst oder Fürstin ähnlicher als den akademischen Titeln. Sie erkennen das auch daran, dass es keine Prüfung zum Professor gibt.  Anders als die Titel M.A. (heute MA) und Dr. kann man diese Bezeichnung jederzeit wieder verlieren, wenn man eine andere Tätigkeit aufnimmt, auch wenn das so gut wie nie vorkommt. Professorentitel können auch nicht im Personalausweis eingetragen werden. Dies geht nur mit dem Doktortitel, wobei es wohl momentan Bestrebungen gibt, diese Möglichkeit abzuschaffen.
4. Honorarprofessor bzw. Honorarprofessorin sind so etwas wie Dienstbezeichnungen ehrenhalber. Ehre, wem Ehre gebührt: In der Anrede wird stets nur Professor (ggf. Professorin) verwendet.
5. Privatdozent oder Privatdozentin bzw. PD oder Priv.-Doz. sind weder akademische Titel noch echte Dienstbezeichnungen. Sie markieren lediglich, dass die Person sich habilitiert hat (also eine Venia Legendi erworben hat), aber nicht das Amt eines Professors bekleidet. Demgemäß hat PD usw. in einer Anrede so viel verloren wie eine Altersangabe (offensichtlich falsch: Sehr geehrter Herr Dr. Schäfer von 35 Jahren, …) oder andere Informationen zum Lebenslauf der Person (ganz offensichtlich falsch: Sehr geehrter Herr Dr. Schäfer mit Abitur, …). Falsch also: Sehr geehrter Herr PD Dr. Schäfer, … Es wird bei PDs nur der höchste akademische Titel (also nahezu immer Dr.) verwendet.
6. Weitere Informationen zum Status von Personal an deutschen Universitäten finden Sie auf dieser Seite.

Konkrete Anredeformen

1. Gendern: Es gibt nur traditionelle Regeln für die hier beschrieben Anredeformen. Zum Gendern kann ich keine Empfehlungen aussprechen. Leider ist das Diskussionsklima so, dass Sie sich sowohl durch Gendern als auch durch die Unterlassung desselben schaden können. Das ist maximal ungünstig für alle Beteiligten.
2. Siezen Sie alle Dozenten und Dozentinnen (egal wie jung), außer es wurde ausdrücklich etwas anderes vereinbart. Das gilt nicht für Tutorinnen und Tutoren.
3. Die Anrede Professor bzw. Professorin überschreibt die Anrede mit Doktor und – wie im Normalfall alle Dienstbezeichnungen – die Anrede mit Frau/Herr. Es heißt also immer Sehr geehrter Professor NAME. Es sollte konsequent auch Sehr geehrte Professorin Schäfer lauten, was oft bedauerlicherweise durch Sehr geehrte Frau Professor ersetzt wird. Ganz falsch auf jeden Fall: Sehr geehrte Frau Professorin Schäfer. Auf jeden Fall wird hier immer ohne Doktor und sonstige Zusatztitel angeredet. Professor wird in der Anrede niemals abgekürzt (also niemals Sehr geehrter Prof. Schäfer). Zum Gendern gibt es wie erwähnt weder einen Usus noch – zumindest soweit ich weiß – eine konsistente Rechtsprechung. (Ausnahmen bilden seit 2024 solche Bundesländer, die die Freiheit der Sprache diesbezüglich einzuschränken begonnen haben. Vermutlich folgen bald jene Bundesländer, die solche Einschränkungen mit anderen Vorzeichen für richtig halten.) Schauen Sie ggf. auf der Homepage der Person nach, wie sie sich selbst bezeichnet, oder fragen Sie sich durch, was im Institut oder bei der Person üblich ist. Die Kollegenschaft bitte ich bei dieser Gelegenheit, keine Kulturkämpfe (in die eine oder die andere Richtung) zulasten der Studierenden auszutragen. Die Sprachwissenschaft war zu meiner Zeit immer ausdrücklich nicht präskriptiv.
4. Bei Doktoren und Doktorinnen wird der Titel abgekürzt, und Herr/Frau bleibt erhalten, weil der Doktor eben KEINE Dienstbezeichnung ist: Sehr geehrter Herr Dr. Schäfer oder Sehr geehrte Frau Dr. Schäfer. Auch hier sind Sie mit dem Gendern in einem Dilemma, das ich nicht lösen kann.
5. Wenn Sie einer Person in einer besonderen dienstlichen Funktion (z.B. Dekan der Fakultät) schreiben, sollten Sie die Person auch gemäß ihrer Funktion ansprechen. Also heißt es zum Beispiel: Sehr geehrter Dekan. Wenn Sie derselben Person in ihrer Funktion als Professor im Fach schreiben, entfällt natürlich die Anrede mit Dekan usw. Achtung: Dekan usw. sind Dienstbezeichnungen wie Professor, also nicht Frau Dekan, Frau Dekanin, Herr Dekan.
6. Lassen Sie die Finger von Spectabilis und Spektabilität gegenüber Dekanen! Beides sind veraltete Anreden, die ausschließlich der Professorenschaft und nur nach bestimmten Regeln vorbehalten sind. Witzig können Sie damit nicht sein, und sie sollten auch nicht versuchen, damit witzig zu sein. Sie können sich höchstens blamieren.
7. Bachelor (BA) und Master (MA) sowie der ältere (dem Familiennamen ohne Komma nachgestellte) Magister Artium (M.A.) werden niemals in der Anrede verwendet. Es doch zu tun, würde i.d.R. wie Hohn wirken. So etwas habe ich früher nur von älteren und inzwischen verstorbenen Professoren in Göttingen gehört, die auf dem Statusunterschied zwischen sich selbst und mir herumreiten wollten: “Oho, da kommt Herr Magister Schäfer!” Bei solchen Entgleisungen winden sich die Seraphim vor Scham.
8. Unterschlagen Sie unabhängig vom Titel oder der Dienstbezeichnung nie den Namen der Person. Sehr geehrte (Frau) Professorin (ohne Namen) usw. ist unmöglich.
9. Werter, Werteste usw. können Sie gerne verwenden, falls das 19. Jahrhundert von vorne beginnt.
10. Allerwertester Dr. Schäfer (so in einer studentischen Email gelesen) grenzt an eine Beleidigung. Ich ignoriere sowas, weil ich mich als Student auch ab und zu daneben benommen habe. Aber nicht alle würden das tun. Lassen Sie solche Scherze lieber, denn das kann nach hinten losgehen.
11. Die Anrede wird mit einem Komma und niemals mit einem Ausrufezeichen abgeschlossen. Das Ausrufezeichen wirkt alarmierend, übergriffig und schlicht unhöflich.
12. Hochachtungsvoll ist komplett veraltet. In bestimmten kaufmännischen und juristischen Kontexten wird die besondere Förmlichkeit dieser Floskel sogar verwendet, um die anstehende Eskalation eines Konflikts anzudeuten. Bitte benutzen Sie das niemals und nirgendwo.
13. Als Schlussformel kommen heutzutage eigentlich nur Mit freundlichen Grüßen oder Herzliche Grüße oder Viele Grüße (jeweils gefolgt von Ihrem vollen Namen, nicht nur Ihrem Vornamen) infrage. Diese Optionen unterscheiden sich natürlich im Grad der Förmlichkeit und Herzlichkeit. Welcher Grad angemessen ist, kann Ihnen niemand generell sagen. Im Zweifel würde ich immer zu Mit freundlichen Grüßen greifen.
14. Abkürzungen wie MfG sind meiner Ansicht nach unmöglich. Für drei Wörter wird Ihre Zeit wohl ausreichen, wenn es um Ihre Prüfung, Hausarbeit o.ä. geht.
15. Sollten Sie einen Rufnamen haben, der in der Kultur, in der Sie sich bewegen, nicht eindeutig geschlechtsspezifisch ist, oder dessen Geschlechtsspezifik nicht als bekannt vorausgesetzt werden kann (wie im Deutschen z.B. Noël oder Yi), können Sie Ihren Email-Partnern (unabhängig vom eventuellen Gendern) einen Dienst erweisen, indem Sie die gewünschte Anrede in Ihrer Signatur führen oder anderweitig signalisieren, wie Sie angeredet werden möchten.