Empfehlungen für den Mailverkehr

Diese Seite basiert auf einer ähnlichen von Stefan Müller.

TL;DR

Das wichtigste Vorweg: Bitte sprechen Sie mich bitte nicht mit Professor an. Ich bin zwar Professor, aber ich empfinde die Distanz, die diese Anrede aufbaut, eher als störend. Auch, dass ich einen Doktortitel habe, muss ich nicht unbedingt dauernd hören. Alles zwischen “Sehr geehrter Herr Schäfer, … Mit freundlichen Grüßen …” und “Lieber Herr Schäfer, … Herzliche Grüße …” finde ich angenehm. In diesem Spektrum können Sie frei wählen. Das ist aber meine persönliche Vorliebe. Es folgen jetzt einige Regeln für den Fall, dass Dozierende sich nicht so klar positionieren.

Allgemeine Empfehlungen

Ich versuche, Ihre Mails so schnell wie möglich zu beantworten, i.d.R. innerhalb von Minuten. Es gibt dabei jedoch ein praktisches Problem: Besonders im Semester erhalte ich phasenweise und abhängig von den konkreten Lehrveranstaltungen, die ich anbiete, sehr viele Emails. Bei zwei großen Seminaren und einer Massenvorlesung sind zum Anfang und Ende des Semesters bis zu dreißig Emails pro Tag durchaus möglich. Sie können mir das Leben sehr erleichtern und die Antwortzeit erheblich verkürzen, indem Sie folgende Punkte berücksichtigen:

Fassen Sie sich bitte kurz! Geben Sie alle wichtigen Informationen, aber nicht Ihre Lebensgeschichte. Bitte senden Sie mir keine Atteste. Wenn Sie krank sind, glaube ich Ihnen das auch so, und in Lehrveranstaltungen mit Anwesenheitskontrolle dürfen Sie sowieso nur dreimal fehlen, unabhängig vom Grund.
Geben Sie immer eine Betreff-Zeile (Subject) an.
Geben Sie in der Betreff-Zeile an, um welche Veranstaltung es geht bzw. nennen Sie ein Stichwort wie BA-Arbeit o.ä.
Bei Fragen zu Lehrveranstaltungen, Bescheinigungen, Prüfungen, Studienordnungen usw. geben Sie in der Email jedes Mal alle relevanten Informationen an. Zum Beispiel: Lehrveranstaltungsnummer, Matrikelnummer, Semester, Prüfungsdatum (z.B. vom Erstversuch). Ihre Email-Signatur für studienrelevante Emails sollte übrigens Ihre Matrikelnummer usw. enthalten.
Bei einem längeren Mailwechsel verwenden Sie im Mailprogramm Reply bzw. Antworten und lassen Sie den gesamten vorherigen Emailwechsel als Zitat angehängt. Natürlich habe ich Ihre alten Emails noch, aber diese herauszusuchen dauert unnötig lang und kann die Antwortzeit erheblich verzögern.
Konfigurieren Sie Ihr Mail-Programm so, dass es Ihren vollen Namen (Vorname und Nachname) zusätzlich zur Mailadresse verschickt. Ihre Mail-Programm sollte Vorname Nachname anzeigen.
Überlegen Sie bitte, ob Sie wirklich Emails von privaten Adressen verschicken möchten, die auf Spitznamen oder Privatwitzen basieren. Auf jeden Fall ist bei so einer Email-Adresse die zusätzliche Übermittlung des Klarnamens noch viel wichtiger.
Spam-Filter bestrafen Mails ohne Absendernamen und ohne Subject.
Wenn möglich, benutzen Sie Ihren Uni-Account zum Verschicken von Mails. Die Wahrscheinlichkeit, dass es dabei zu Zustellungsfehlern oder Spam-Filterproblemen kommt, ist (an den meisten Universitäten) gering.
Wenn Sie einen Nebenjob haben, versenden Sie bitte nicht von dem zugehörigen Email-Account und benutzen Sie nicht die Signatur Ihres Arbeitgebers. Damit erhöhen Sie nur die Wahrscheinlichkeit, dass ein menschlicher oder automatischer Filter die Emails falsch einordnet. Außerdem geht es Dozenten nichts an (und es interessiert auch eigentlich niemanden), was für einen Job Sie haben, egal wie toll Sie diesen selber finden. Es ist unprofessionell, die Sphären Ihres Lebens so zu vermischen.
Stellen Sie Ihren Uni-Account so ein, dass Ihre Mailadresse das Format vorname.nachname@uni-jena.de hat. Sie können dafür einen Alias einrichten.
Manche Fragen müssen Sie nicht stellen. Prüfen Sie immer, ob die betreffende Information bereits auf meiner Webseite, im Blackboard/Moodle usw. steht.

Ich danke Ihnen herzlich für die weitestmögliche Einhaltung dieser Empfehlungen und revanchiere mich mit einer sehr schnellen Antwortzeit! Wenn es wirklich mal länger dauert, liegt es meistens daran, dass ich selber erst etwas recherchieren muss (z.B. bei speziellen Fragen zu Studienordnungen) oder dass Sie inhaltliche Fragen gestellt haben und ich die Zeit für eine längere Antwort finden muss (meistens nächtens).

Anredeformen

Grundlagen und Details

Recherchieren Sie den genauen Titel der angeschriebenen Person! Das falsche Anerkennen und Aberkennen von Titeln in der Anrede ist problematisch. Konkrete Details folgen weiter unten unter Konkrete Anredeformen.
BA, MA, M.A. und Dr. (sowie Diplom usw.) sind akademische Grade und können nur wieder entzogen werden, wenn die Universität, die den Grad verliehen hat, ihn wieder entzieht. Das geschieht nur, wenn nachgewiesen wird, dass der Titel unrechtmäßig erworben wurde (z.B. in Plagiatsfällen). Aus Sicht der Anrede sie sind sogenannte Namenszusätze.
Professor und Professorin sind Dienstbezeichnungen, keine akademischen Titel. Sie erkennen das daran, dass es keine Prüfung zum Professor gibt. Anders als die Titel MA und Dr. kann man diese Bezeichnung jederzeit wieder verlieren, wenn man einen anderen Job annimmt, auch wenn das so gut wie nie vorkommt. Professorentitel können auch nicht im Personalausweis eingetragen werden. Dies geht nur mit dem Doktortitel.
Honorarprofessor bzw. Honorarprofessorin sind so etwas wie Dienstbezeichnungen ehrenhalber. In der Anrede wird stets nur Professor (ggf. Professorin) verwendet.
Privatdozent oder Privatdozentin bzw. PD oder Priv.-Doz. sind weder akademische Titel noch echte Dienstbezeichnungen. Sie markieren lediglich, dass sich die Person habilitiert hat (also eine Venia Legendi erworben hat), aber keine reguläre Professur hat. Demgemäß hat PD usw. in einer Anrede so viel verloren wie eine Altersangabe (offensichtlich falsch: Sehr geehrter Herr Dr. Schäfer von 35 Jahren, …) oder andere Informationen zum Lebenslauf der Person (ganz offensichtlich falsch: Sehr geehrter Herr Dr. mit Abitur Schäfer, …). Falsch also: Sehr geehrter Herr PD Dr. Schäfer, … Es wird bei PDs nur der höchste akademische Titel (also nahezu immer Dr.) verwendet.
Weitere Informationen zum Status von Personal an deutschen Universitäten finden Sie auf dieser Seite.

Konkrete Anredeformen

Gendern: Es gibt nur traditionelle Regeln für die hier beschrieben Anredeformen. Zum Gendern kann ich keine Empfehlungen aussprechen. Leider ist das Diskussionsklima so, dass Sie sich sowohl durch Gendern als auch durch die Unterlassung desselben schaden können. Das ist maximal ungünstig für alle Beteiligten.
Siezen Sie alle Dozenten und Dozentinnen (egal wie jung), außer es wurde ausdrücklich etwas anderes vereinbart. Das gilt nicht für Tutorinnen und Tutoren.
Die Anrede Professor bzw. Professorin überschreibt die Anrede Doktor und – wie im Normalfall alle Dienstbezeichnungen – Frau/Herr. Es heißt also immer Sehr geehrter Professor NAME. Es müsste konsequent auch Sehr geehrte Professorin Schäfer lauten, was aber für viele ungewöhnlich klingt und daher inkonsistent, aber notgedrungen meistens durch Sehr geehrte Frau Professor ersetzt wird. Ganz falsch auf jeden Fall: Sehr geehrte Frau Professorin Schäfer, … Auf jeden Fall wird hier immer ohne Doktor und sonstige Zusatztitel angeredet. Professor wird in der Anrede niemals abgekürzt (also niemals Sehr geehrter Prof. Schäfer). Zum Gendern gibt es wie erwähnt weder einen Usus noch – zumindest soweit ich weiß – eine Rechtsprechung. Schauen Sie ggf. auf der Homepage der Person nach, wie sie sich selber bezeichnet oder fragen Sie sich durch, was im Institut oder bei der Person üblich ist. Die Kollegenschaft bitte ich bei dieser Gelegenheit, keine Kulturkämpfe (in die eine oder die andere Richtung) zulasten der Studierenden auszutragen. Die Sprachwissenschaft war zu meiner Zeit immer ausdrücklich nicht präskriptiv.
Bei Doktoren und Doktorinnen wird der Titel abgekürzt, und Herr/Frau bleibt erhalten, weil der Doktor eben KEINE Dienstbezeichnung ist: Sehr geehrter Herr Dr. Schäfer oder Sehr geehrte Frau Dr. Schäfer. Auch hier sind Sie mit dem Gendern in einem Dilemma, das ich nicht lösen kann.
Wenn Sie einer Person in einer besonderen dienstlichen Funktion (z.B. Dekan der Fakultät) schreiben, sollten Sie die Person auch gemäß ihrer Funktion ansprechen. Also heißt es zum Beispiel: Sehr geehrter Dekan oder unnötig ausführlich Sehr geehrter Dekan Herr Professor Schäfer. Das wird so empfohlen, obwohl ich das Herr/Frau hier nicht konsistent finde. Der zuerst genannten Kurzform ist meiner Ansicht nach der Vorzug zu geben. Wenn Sie derselben Person in ihrer Funktion als Professor im Fach schreiben, entfällt natürlich die Anrede mit Dekan usw. Achtung: Dekan usw. sind Dienstbezeichnungen wie Professor, also nicht Frau Dekan, Frau Dekanin, Herr Dekan.
Bachelor (BA) und Master (MA) sowie der ältere (dem Familiennamen ohne Komma nachgestellte!) Magister Artium (M.A.) werden niemals in der Anrede verwendet. Es doch zu tun, würde i.d.R. wie Hohn wirken. So etwas habe ich früher nur von älteren und inzwischen verstorbenen Professoren gehört, die auf dem Statusunterschied zwischen sich selber und mir herumreiten wollten: “Oh, da kommt Herr Magister Schäfer!”
Unterschlagen Sie unabhängig vom Titel oder der Dienstbezeichnung nie den Namen der Person. Sehr geehrte (Frau) Professorin (ohne Namen) usw. ist unmöglich.
Werte/r oder Werteste/r können Sie gerne wieder verwenden, wenn das 19. Jahrhundert zurückkommt.
Allerwertester Dr. Schäfer (so in einer studentischen Email gelesen) grenzt an eine Beleidigung. Ich ignoriere sowas, weil ich ich als Student auch ab und zu daneben benommen habe. Aber nicht alle würden das tun. Lassen Sie solche Scherze lieber, denn das kann nach hinten losgehen.
Die Anrede wird mit einem Komma und niemals mit einem Ausrufezeichen abgeschlossen. Das Ausrufezeichen wirkt alarmierend, übergriffig und schlicht unhöflich.
Hochachtungsvoll ist komplett veraltet. In bestimmten kaufmännischen und juristischen Kontexten wird die besondere Förmlichkeit dieser Floskel sogar verwendet, um die anstehende Eskalation eines Konflikts anzudeuten. Bitte benutzen Sie das niemals und nirgendwo.
Als Schlussformel kommen heutzutage eigentlich nur Mit freundlichen Grüßen oder Herzliche Grüße oder Viele Grüße (jeweils gefolgt von Ihrem vollen Namen, nicht nur Ihrem Vornamen) infrage. Diese Optionen unterscheiden sich natürlich im Grad der Förmlichkeit. Welcher Grad angemessen ist, kann Ihnen niemand generell sagen. Im Zweifel würde ich immer zu Mit freundlichen Grüßen greifen.
Abkürzungen wie MfG sind meiner Ansicht nach unmöglich. Für drei Wörter wird Ihre Zeit wohl ausreichen, wenn es um Ihre Prüfung, Hausarbeit o.ä. geht.