Empfehlungen für den Mail­ver­kehr

Diese Seite basiert auf einer ähnlichen von Stefan Müller.

Allgemeine Empfehlungen

Ich ver­su­che, Ihre Mails so schnell wie mög­lich zu be­ant­wor­ten, i.d.R. in­ner­halb von Mi­nu­ten. Es gibt dabei je­doch ein prak­ti­sches Pro­blem: Besonders im Semester erhalte ich phasenweise und abhängig von den konkreten Lehrveranstaltungen, die ich anbiete, sehr viele Emails. Bei zwei großen Seminaren und einer Massenvorlesung sind zum Anfang und Ende des Semesters bis zu dreißig Emails pro Tag durchaus möglich. Sie kön­nen mir das Leben sehr er­leich­tern und die Antwortzeit erheblich verkürzen, indem Sie fol­gen­de Punk­te be­rück­sich­ti­gen:

  1. Alle Fra­gen zu Leistungsbe­schei­ni­gun­gen, An­we­sen­heits­be­schei­ni­gungen usw. (traditionell Scheine) rich­ten Sie bitte an das Sekretariat. Respektieren Sie bitte die Sprechzeiten des Sekretariats und berücksichtigen Sie in Tonfall und Verhalten, dass auch Sekretär*innen viel zu tun haben.
  2. Das Gleiche gilt für Noteneintragungen (Campus Management). Beachten Sie dabei bitte: Sobald für alle LVs eines Moduls die regelmäßige und aktive Teilnahme eingetragen wurde, wird das Modul i.d.R. zum Ende der laufenden Woche als abgeschlossen markiert. Der Modulabschluss erfolgt nicht sofort und automatisch. Geben Sie den Abläufen bitte ein bisschen Zeit, bevor Sie nachfragen.
  3. Achtung: Tutor*innen sind keine alternativen Sekretär*innen oder Dozent*innen! Belasten Sie Tutor*innen also bitte nicht mit Fragen, die nicht direkt die die Organisation und die Inhalte des Tutoriums betreffen.
  4. Fassen Sie sich bitte(!) kurz! Geben Sie alle wichtigen Informationen, aber nicht Ihre Lebensgeschichte. Bitte senden Sie mir keine Atteste. Wenn Sie krank sind, glaube ich Ihnen das auch so, und in Lehrveranstaltungen mit Anwesenheitskontrolle dürfen Sie sowieso nur dreimal fehlen, unabhängig vom Grund.
  5. Geben Sie immer einer Be­treff-​Zei­le (Sub­ject) an.
  6. Geben Sie in der Be­treff-​Zei­le an, um wel­che Ver­an­stal­tung es geht bzw. nennen Sie ein Stichwort wie BA-Arbeit usw.
  7. Bei Fragen zu Lehrveranstaltungen, Bescheinigungen, Prüfungen, Studienordnungen usw. geben Sie in der Email jedesmal alle relevanten Informationen an. Zum Beispiel: Lehrveranstaltungsnummer, Matrikelnummer, Semester, Prüfungsdatum (z.B. vom Erstversuch). Ihre Email-Signatur für studienrelevante Emails sollte übrigens Ihre Matrikelnummer usw. enthalten.
  8. Bei einem längeren Mailwechsel verwenden Sie im Mailprogramm Reply bzw. Antworten und lassen Sie den gesamten vorherigen Emailwechsel als Zitat angehängt. Natürlich habe ich Ihre alten Emails noch, aber diese herauszusuchen dauert unnötig lang und kann die Antwortzeit erheblich verzögern.
  9. Kon­fi­gu­rie­ren Sie Ihr Mail-​Pro­gramm so, dass es Ihren vol­len Namen (Vor­na­me und Nach­name) zu­sätz­lich zur Mail­adres­se ver­schickt. Ihre Mail-​Pro­gramm soll­te Vorname Nachname an­zei­gen.
  10. Überlegen Sie bitte, ob Sie wirklich Emails von privaten Adressen verschicken möchten, die auf Spitznamen oder Privatwitzen basieren (wie orang.utan.klaus@helgefans.de). Auf jeden Fall ist bei so einer Email-Adresse die zusätzliche Übermittlung des Klarnamens noch viel wichtiger.
  11. Spam-​Fil­ter be­stra­fen Mails ohne Ab­sen­der­na­men.
  12. Wenn mög­lich, be­nut­zen Sie Ihren Uni-​Ac­count zum Verschicken von Mail­s. Die Wahr­schein­lich­keit, dass es da zu Zu­stel­lungs­feh­lern oder Spam-​Fil­ter­pro­ble­men kommt, ist dann ge­ring.
  13. Wenn Sie einen Nebenjob haben, versenden Sie bitte nicht von dem zugehörigen Email-Account und benutzen Sie nicht die Signatur von Ihrem Arbeitgeber. Damit erhöhen Sie nur die Wahrscheinlichkeit, dass ein menschlicher oder automatischer Filter die Emails falsch einordnet. Außerdem geht es Dozent*innen nichts an, und es interessiert auch eigentlich niemanden, was für einen Job Sie haben, egal wie toll Sie diesen selber finden. Das gilt auch umgekehrt. Es ist absolut unprofessionell, die Sphären Ihres Lebens so zu vermischen.
  14. Stel­len Sie Ihren Uni-​Ac­count so ein, dass Ihre Mail­adres­se das For­mat vorname.nachname@​fu-​ber­lin.de hat. Im Zedat-Portal können Sie dafür einen Alias einrichten.
  15. Man­che Fra­gen müs­sen Sie nicht stel­len. Prüfen Sie immer, ob die betreffende In­for­ma­ti­on bereits auf mei­ner Websei­te, im Blackboard usw. steht.

Ich danke Ihnen herz­lich für die weitestmögliche Einhaltung dieser Empfehlungen und revanchiere mich mit einer sehr schnellen Antwortzeit! Wenn es wirklich mal länger dauert, liegt es meistens daran, dass ich selber erst etwas recherchieren muss (z.B. bei speziellen Fragen zu Studienordnungen) oder dass Sie inhaltliche Fragen gestellt haben und ich die Zeit für eine längere Antwort finden muss (meistens nächtens).

Anredeformen

TL;DR

Das wichtigste Vorweg: Bitte sprechen Sie mich nicht mit Professor an. Ich darf den Titel zwar momentan führen (s. diese Seite mit Informationen zu Vertretungsprofessuren), lege aber überhaupt keinen Wert darauf, egal welche Art von Amt ich ausübe. Auch, dass ich einen Doktortitel habe, muss ich nicht unbedingt dauernd hören. Alles zwischen  “Sehr geehrter Herr Schäfer, … Mit freundlichen Grüßen …” und “Lieber Herr Schäfer, … Herzliche Grüße …” ist in Ordnung. In diesem Spektrum können Sie frei wählen. Das ist aber meine persönliche Vorliebe. Es folgen jetzt einige Regeln für den Fall, dass ein*e Dozent*in sich nicht so klar positioniert.

Grundlagen und Details

  1. Recherchieren Sie den genauen Titel der angeschriebenen Person! Sowohl das Anerkennen als auch das Aberkennen von Titeln in der Anrede ist problematisch. Konkrete Details folgen weiter unten unter Konkrete Anredeformen.
  2. MA und Dr. sind akademische Titel. Sie sind Teil des Namens der Person und können nur wieder entfallen, wenn die Universität, die den Titel verliehen hat, ihn wieder entzieht. Das geschieht nur, wenn nachgewiesen wird, dass der Titel unrechtmäßig erworben wurde (z.B. in Plagiatsfällen).
  3. Professor ist eine Dienstbezeichnung, kein akademischer Titel. Sie erkennen das daran, dass es keine Prüfung zu*r Professor*in oder so etwas gibt.  Anders als die Titel MA und Dr. kann man diese Bezeichnung jederzeit wieder verlieren, wenn man einen anderen Job annimmt (auch wenn das selten vorkommt).
  4. Honorarprofessor*in ist eine Dienstbezeichnung ehrenhalber. In der Anrede wird stets nur Professor usw. verwendet.
  5. Privatdozent*in oder PD oder Priv.-Doz. sind weder akademische Titel noch Dienstbezeichnungen. Sie markieren lediglich, dass sich die Person habilitiert hat (also eine Venia Legendi erworben hat), aber keine reguläre Professur hat. Demgemäß hat PD usw. in einer Anrede so viel verloren wie eine Altersangabe (Sehr geehrter Herr Dr. Schäfer von 35 Jahren, …) oder andere Informationen zum Lebenslauf der Person (Sehr geehrter Herr Dr. mit Abitur Schäfer, …). Es wird nur der höchste akademische Titel (also nahezu immer Dr.) verwendet.
  6. Weitere Informationen zum Status von Personal an deutschen Universitäten finden Sie auf dieser Seite.

Konkrete Anredeformen

  1. Siezen Sie alle Dozent*innen (egal wie jung), außer es wurde ausdrücklich etwas anderes vereinbart. Tutor*innen sind keine Dozent*innen sondern wie Sie Student*innen. Duzen ist hier angemessen.
  2. Die Anrede Professor überschreibt die Anrede Doktor. Es heißt also immer Sehr geehrter Herr Professor NAME oder Sehr geehrte Frau Professor NAME, also immer ohne Doktor und sonstige Zusatztitel. Professor wird in der Anrede niemals abgekürzt (also niemals Prof.). Professorin ist traditionell unüblich (stattdessen Frau Professor), kommt aber immer häufiger vor. Schauen Sie ggf. auf der Homepage der Person nach, wie sie sich selber bezeichnet.
  3. Bei Doktor*innen ist es ähnlich, aber der Titel darf abgekürzt werdenSehr geehrter Herr Dr. NAME oder Sehr geehrte Frau Dr. NAME.
  4. Wenn Sie einer Person in einer besonderen dienstlichen Funktion (z.B. Dekan*in der Fakultät) schreiben, sollten Sie die Person auch gemäß ihrer Funktion ansprechen. Also heißt es zum Beispiel: Sehr geehrter Dekan Herr Professor Müller. Wenn Sie derselben Person in ihrer Funktion als Professor im Fach schreiben, entfällt natürlich die Anrede mit Dekan.
  5. Bachelor (BA) und Master (MA) sowie das ältere (dem Familiennamen ohne Komma nachgestellte!) Magister Artium (M.A.) werden niemals in der Anrede verwendet. Es doch zu tun, würde i.d.R. wie Hohn wirken. So etwas habe ich früher nur von älteren Professoren (sic!) gehört, die auf dem Statusunterschied zwischen sich selber und mir herumreiten wollten: “Oh ho, da kommt Herr Magister Schäfer!”
  6. Unterschlagen Sie unabhängig vom Titel oder der Dienstbezeichnung nie den Namen der Person. Sehr geehrte Frau Professor (ohne Namen) usw. ist unmöglich.
  7. Werte/r oder Werteste/r können Sie gerne wieder verwenden, wenn das 19. Jahrhundert zurückkommt.
  8. Allerwertester Dr. Schäfer (so in einer studentischen Email gelesen) grenzt an eine Beleidigung de iure. Ich habe das damals ignoriert, aber nicht alle würden das tun – ich vielleicht jetzt auch nicht mehr. Spielen Sie nicht mit solchen vermeintlichen Scherzen! Das kann nach hinten losgehen.
  9. Die Anrede wird mit einem Komma und nie mit einem Ausrufezeichen abgeschlossen. Das Ausrufezeichen wirkt alarmierend und übergriffig.
  10. Hochachtungsvoll ist komplett veraltet. In bestimmten kaufmännischen und juristischen Kontexten wird die besondere Förmlichkeit dieser Floskel sogar verwendet, um die anstehende Eskalation eines schwelenden Konflikts anzudeuten. Bitte benutzen Sie das niemals und nirgendwo.
  11. Als Schlussformel kommen heutzutage eigentlich nur Mit freundlichen Grüßen oder Herzliche Grüße oder Viele Grüße (jeweils gefolgt von Ihrem vollen Namen, nicht nur Ihrem Vornamen) infrage. Diese Optionen unterscheiden sich natürlich im Grad der Förmlichkeit, und welcher Grad angemessen ist, kann Ihnen niemand generell sagen. Im Zweifel würde ich immer zu Mit freundlichen Grüßen greifen. Andere Formeln könnten ggf. übergriffig, respektlos oder überzogen sein.
  12. Abkürzungen wie MfG sind meiner Ansicht nach unmöglich. Für drei Wörter wird Ihre Zeit wohl ausreichen, wenn es um Ihre Prüfung, Hausarbeit o.ä. geht.